会議室を増やしたのに、なぜか足りない？｜無駄をなくして場所の種類を最適に組み合わせる空間設計 | 店舗デザインは大阪府吹田市の空間設計モノデザイン | ブログ

オフィスのレイアウト変更や移転のご相談をいただく際、非常に多くの方からお聞きするのが「社内の会議室がいつも満室で足りないから、リフォームをして部屋数を増やしたい」というお悩みです。メンバーが集まって熱心に議論を交わし、新しいアイデアが次々と生まれる活気あるオフィス環境をつくる上で、打ち合わせスペースの確保はとても大切な要素となります。本当に全体の会議件数がオフィスのキャパシティを超えていて、物理的に部屋が不足しているケースももちろんあります。

しかし、空間設計の視点から現状のオフィスの使われ方を丁寧に紐解いていくと、単に「部屋の数」を増やすだけでは解決しない、構造的な原因が隠れていることが珍しくありません。

「新しい会議室をつくったのに、相変わらず予約が取りにくい」
「なぜかいつも特定の時間帯だけ満室になってしまう」
「せっかく費用をかけてリフォームデザインを行ったのに、業務の効率が上がった実感が湧かない」

このような状況に陥ってしまう前に、まずは「今ある会議室は、本当に本来の会議として有効に使われているか？」という現状に目を向けてみることをおすすめします。今回は、大阪を中心にオフィスのデザインや内装工事を手掛ける空間設計モノデザインが、会議室不足の意外な正体と、限られた床面積を最大限に活かして業務効率を高めるための空間づくりのアプローチをご紹介します🏢

「いつも予約で埋まっているから、うちのオフィスは絶対に会議室が足りていない」と確信していても、実際の利用シーンを細かくのぞいてみると、意外なギャップが浮かび上がることがあります💦

例えば、以下のようなオフィスの日常風景に心当たりはありませんか？

こうした状況が重なると、オフィス全体としては「会議室がいつも満室で足りない」という現象が起きます。しかし、これは決して部屋の絶対数が足りないのではなく、個々の「用途や人数」に対して「用意されている部屋の種類」が一致していないという、空間のミスマッチが引き起こしている可能性が考えられます。

つまり、本当に不足しているのは大きな「会議室」の数ではなく、1人でサクッとWeb会議ができるブースや、2人で気軽に立ち話ができるオープンな相談窓口など、多様な行動を受け止めるための選択肢なのかもしれません。

この空間のミスマッチを解消するための第一歩として、社内で行われる「話す機会」を、その目的や人数、使用する時間に応じていくつかの種類に分類してみることがとても有効です。

これまで何でもかんでも同じ「会議室」という1つの器で処理していたものを、適切な大きさと仕様の場所に切り分けていくことで、オフィス全体の動線は劇的にスムーズになります。話す人数と使う時間、必要な設備を基準にした理想的な空間の切り分け方を、以下の表に整理しました 📊

このようにオフィスの場所を目的別に細分化して用意しておくと、「2人で10分話すだけだから、会議室ではなくオープンなカウンターテーブルを使おう」「1人でWeb会議に入るから、専用の個別ブースに行こう」といった自律的な選択が生まれます。その結果、本当に大人数でのディスカッションが必要な会議のために、本来の会議室がしっかりと空いている状態を維持しやすくなります✨

オフィスの面積が手狭に感じられたとき、「とりあえず部屋数を増やして解決しよう」と安易に間仕切り壁を新設する内装工事を計画することには、いくつかの注意点やデメリットも存在します。空間設計の視点から、会議室を1室増やすことによる「隠れた代償」についても、事前にしっかりと把握しておくことが大切です。

オフィス全体の床面積は限られています。そこに新しく壁を立てて1つの独立した部屋をつくるということは、その分、社員が普段のデスクワークを行う執務スペースや、書類などを保管する収納エリア、あるいは休憩用のリフレッシュ空間などが確実に削られて狭くなってしまうことを意味します。空間のバランスが崩れると、日常の導線に窮屈さを感じる原因にもなり得ます💦

部屋を1つ増やすということは、ただ単にパーテーションの壁を組み立ててドアを設置するだけでは終わりません。完全に区切られた密閉空間をつくる場合、建築基準法や消防法などの法規に適合させるため、以下のような様々な付随工事が同時に必要となるケースが一般的です。

このように、1つの個室をつくるためには多方への配慮とまとまった初期費用が必要となります。だからこそ、限られたオフィスのリソースの中では、「何室の壁をつくるか」という数の論理よりも、「今ある面積の中で、どうやって場所の種類を最適に組み合わせて使い分けるか」という柔軟なレイアウトのアイデアが非常に重要になります。

オフィスの会議室不足を加速させてしまうもう1つの要因として、社内の「運用のルールや仕組み」が挙げられます。

すべての打ち合わせスペースが「事前のシステム予約が必須」というルールになっていると、仕事の効率を妨げる小さなハードルが日々の業務の中に積み重なってしまうことがあります。

このようなフローを踏んでいると、些細な相談をするだけでも大掛かりなイベントになってしまいます。予約の手間を面倒に感じたメンバーが、「どうせ空いていないから、後でまとめて話そう」とコミュニケーションを後回しにしてしまうと、社内の情報共有のスピード感や業務の生産性が徐々に低下してしまうリスクも考えられます。

廊下の脇のちょっとしたデッドスペースにスタイリッシュなハイカウンターテーブルを置いてみたり、窓際の明るいエリアに2〜3人用のシンプルな木目調テーブルを配置したりするだけでも十分です。予約を必要としないカジュアルなスポットが社内に点在していれば、予約システムの混雑が緩和されるだけでなく、メンバー同士の自発的な雑談やクイックな相談が自然と生まれやすい、風通しの良いオフィス環境が育まれていきます植物アイコン

近年の働き方の変化において最も大きなインパクトを与えているのが、ビデオ通話ツールを用いたオンライン会議（Web会議）の普及です。これによって、オフィスの空間に求められる役割や必要な機能のバランスは、以前とは大きく様変わりしています。

従来のオフィスは、対面での会議を想定してレイアウトが組まれていました。しかし現在では、パソコン画面に向かって「1人で静かに、かつ周囲に声を漏らさずに話す」という新しい行動が、1日の中で何度も発生するようになっています。

この変化に対応できる適切な居場所がオフィス内に用意されていないと、先述したように「10人用の会議室に1人でこもってリモート会議に参加する」という、非常にもったいない空間の使い方が日常茶飯事になってしまいます。

会議室の不足を感じたときは、外側の箱を大きくすることを考える前に、まずは現在の社内で「オンライン会議がどれくらいの頻度で、何人によって行われているか」という実態を丁寧に洗い出してみることが大切です。1人用のブースを数台導入するだけで、長年悩まされていた会議室不足が嘘のようにあっさりと解消することもあるからです。

新しく内装のデザインやリフォームデザインを検討する際は、まず固定観念を一度横に置いて、以下のようなステップで社内のコミュニケーションのあり方を整理してみることをおすすめします。

オフィスの床面積が限られていればいるほど、空間を壁で細かく区切りすぎてしまうのは逆効果になる傾向があります。それぞれの場所が複数の役割を柔軟に兼ね備えられるように、可変性のある家具を選んだり、視覚的な広がりを感じられるガラスパーテーションを多用したりする工夫も、空間設計のプロフェッショナルとしての見せ所となります。

オフィスのレイアウトを変更したり、使いにくさを感じて内装を新しくしたりしようと考えたとき、「会議室が足りないから増やそう」と直感的に進めるのはごく自然なことです。

しかし、空間づくりの本質は、単に部屋の数を足したり引いたりすることではありません。そこで毎日過ごし、働くメンバー一人ひとりが、その時々の仕事の目的に合わせて「最も心地よく、最もパフォーマンスを発揮できる居場所を自由に選べる仕組み」を空間全体で表現することです。

「もしかしたら、うちの会社に必要なのは新しい会議室ではなく、サクッと立ち話ができるカウンターなのかもしれない」
「1人でWeb会議に集中できる小さなブースがあれば、今の会議室をもっと有効に使えるかもしれない」

そんな風に、普段のオフィスの使い方を少し違った角度から観察してみると、よりスマートで予算を抑えた、理想的なオフィスリフォームのアイデアが見えてくるかもしれません。

空間設計モノデザインでは、大阪を中心としたエリアにおいて、それぞれの企業様のワークスタイルや日々の細かな行動に寄り添ったオフィスの空間デザイン、丁寧な内装工事、そして店舗や住宅のリフォームデザインをトータルで手がけています。

画一的なマニュアル通りのレイアウトをそのまま当てはめるのではなく、「そこでどんな時間が流れるか」を大切にしながら、皆様と一緒に最適な空間のバランスを考えていきます。オフィスの使い勝手に関する現在のお悩みや、将来的な移転・リノベーションの計画など、気になることがあればいつでも気軽にご相談ください。皆様のビジネスがより軽快に、そして心地よく進むための空間づくりを、これからも心を込めてサポートいたします。

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